Kop Surat
Dalam menjalankan kegiatan administrasi sehari-hari semisal untuk melaksanakan surat menyurat. Sebuah instansi atau lembaga formal biasanya membutuhkan kop surat.
Kop surat adalah bagian dari surat resi. Berisikan identitas dari pengirim surat.
Kop surat ditempatkan di bagian atas surat. yang umumnya dapat digunakan untuk membedakan apakah surat tersebut termasuk dalam surat formal maupun surat non formal.
Penerima surat biasanya dapat langsung membedakan apakah sebuah surat yang diterimanya termasuk surat resmi atau tidak hanya dengan melihat kop suratnya. Hal ini dikarenakan umumnya surat resmi menggunakan kop surat sedangkan surat yang tidak resmi tidak menggunakan kop surat.
Fungsi Kop Surat
Fungsi dari kopsurat itu sendiri yaitu untuk mewakili identitas dari lembaganya.
Isinya terdiri dari nama lembaga itu sendiri, logo, alamat, nomor telepon dan terkadang ada penambahan alamat email dan fax.
Dalam pembuatan kop surat ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, diantaranya:
- Bagian-bagian yang harus ada dalam kop surat setidaknya memiliki komponen (logo lembaga, nama lembaga, alamat, nomor telepon, kotak surat, faksimili).
- Penulisan nama lembaga atau institusi menggunakan huruf kapital
- Setiap komponen lain (selain nama lembaga) ditulis dalam huruf kapital pada awal kata. Contohnya : Alamat, Nomor Telp, E-Mail, Fax.
- Setiap kata sambung dalam Kop Surat ditulis dengan menggunakan huruf kecil (Bukan Kapital) contoh : di, dan, atau.
- Tidak menyingkat kata
- Tidak menggunakan PO.BOX untuk menunjukan alamat
- Menambahkan titik dua (:) jika ada nomor
- Menempatkan titik dua (:) setelah kata-kata seperti : Telepon, Alamat, dll.
Perhatikan contoh kop surat berikut ini
Untuk membuatnya anda dapat mendownload contoh kop surat tersebut pada file berikut ini.
Silahkan anda edit atau modifikasi contoh kop surat di bawah ini sesuai dengan kebutuhan dan keinginan saudara,
Donwload Contoh Tamlate Kop Surat
Anda juga dapat mendownload contoh kop surat lainnya
yang memiliki modifikasi seperti gambar di bawah ini
Link Download :
Anda juga dapat membuat kop surat pada amplop dengan langkah-langkah sebagai berikut ini:
1. Buka aplikasi Ms. Word pada komputer Anda, klik menu MAILINGS —> Envelopes
2. Tulis alamat tujuan surat Anda pada kotak isian Delivery Address dan alamat balasan surat pada kotak isian Return Address.
3. Kemudian, klik Options di bagian bawah, dan pilih ukuran amplop (di sini kita pilih ukuran standar DL 110 x 220 mm), dan klik OK.
4. Selanjutnya klik Add to Document hingga muncul tampilan seperti ini:
5. Sekarang tinggal membuat atau mengcopy-paste kop ke dalam amplop. Caranya, double klik atau klik dua kali pada bagian paling atas amplop untuk memunculkan Header section dan Footer section seperti gambar di bawah:
Anda juga bisa menambahkan tulisan atau logo di bagian footer jika diperlukan.
6. Buat atau copy paste kop amplop yang diinginkan, dan lakukan pengaturan penempatan kop dengan menggunakan ruler atas dan samping sesuai keperluan (tanda panah pada gambar di bawah). Contoh di sini kita buat kop sederhana seperti ini.
Penting:
Gunakan double klik untuk berpindah dari satu mode ke mode lainnya. Maksudnya, klik dua kali atau double klik pada bagian-bagian amplop yang ingin diedit. Misalnya, jika Anda ingin mengedit kop amplop, klik dua kali di bagian header; dan jika ingin berpindah mengedit alamat tujuan surat, double klik pada alamat tujuan surat, demikian seterusnya.
7. Sebelum diprint, lihat lebih dahulu penampakannya dengan klik menu FILE —> Print. Jika ada hal-hal yang belum sesuai, kembali ke halaman edit dan lakukan editing seperlunya.
Penting
Ada kalanya penampakan di halaman edit semua terlihat sudah sempurna, namun saat diprint ternyata ada bagian logo atau tulisan yang hilang, tumpang-tindih, atau tidak sesuai keinginan. Tidak perlu panik, silahkan kembali ke halaman edit dan geser-geser penempatan logo atau tulisan sampai sesuai dengan keinginan. Khusus untuk logo, jika ingin penempatan logo bebas tanpa “mengganggu” atau “menggeser” tulisan di sampingnya, double klik pada logo anda —> klik menu Wrap Text (di bar menu sebelah atas) —> dan pilih opsi In Front of Text (atau silahkan bereksperimen dengan opsi-opsi lainnya sampai menemukan opsi yang sesuai).
8. Jika semuanya sudah OK, silahkan diprint sekarang. Namun jangan lupa, masukkan lebih dulu amplop kosong ke dalam mesin printer. Cara penempatan amplop bisa saja berbeda sesuai dengan jenis printer yang digunakan. Lakukan juga pengaturan printer sesuai kebutuhan seperti print warna atau hitam putih, volume copy, jenis printer, dan sebagainya.
9. Selesai, dan lihat seperti apa kop amplop surat buatan Anda. Mudah-mudahan tidak kalah dengan kop amplop surat buatan mesin percetakan.